PCで内容のある文書を上手に書きたい

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文章はたくさん書かないと上手にはなりません。センスでパパッと書けてしまう人も中にはいますが、ほとんどの人は書いた数に比例して、文章が上達していきます。

だから文章は積極的に書くことを心がけないといつまでたっても人の心にしみいる文書は書けません。特にサラリーマンは文章を書く機会がとても限られています。与えられた文章を書く機会を、どれだけ最大限に生かせるかが、文章上達へのカギとなっていきます。

企画を提案する時は、できるだけ文書で提出するようにしていきましょう。どんなに簡単で、単純な企画だとしても、相手に伝わる文章を書くことは、必ずビジネス文書の上達に役立ちます。また、社内文書は「お金を稼ぐ」ということをもっとも意識して書かなくてはいけない文書なので、文章表現のひとつひとつを丁寧に書いていく技術が身についていきます。日報を書くことも、文章上達には欠かせない訓練の一つです。

おそらく普通に毎日の業務を会社でこなしている程度であれば、日報でわざわざ上司に報告することなどないと思います。「平凡な毎日だから報告することなんかないよ」そう思いながら書いてしまう日報は、ただの事実の報告だけで終わってしまい、読み手に何も期待させない文章のままで終わってしまいます。

おそらく読み手である上司も、つまらない日報を読みながら「こいつは、平凡な毎日を送っているなあ」と、あなた本人への希望すら持たなくなってしまいます。

日報は唯一、第三者が読者になる日々の文章発表の場だということを意識して書くようにしましょう日

報を提出する上司と社長は、自分の文章を読んでくれる数少ない読者なのです。貴重な時間を使って、あなたの日々の行動が書かれた文章を読んでもらうわけですから、必ず意義のある内容を報告しなくてはいけません。また、上司や社長は仕事の評価をしてくれる相手なのですから、あなたは毎日の日報で、お金を稼いでくることを期待させる文章をしっかりと書かなくてはいけないのです。

では、どのように心がけて日報を書けばよいのでしょうか?日報のような毎日の業務で書かなくてはいけない文章でも、「下書き」と「読み直し」は必ず行なうようにしましょう。「日報ごときでそんなことしなきゃいけないの? 」確かに日報を書くぐらいで、わざわざ下書きをして、書いた文章を読み直しするようなことをするのは、バカバカしい行為かもしれません。

しかし、何も考えないで文章を書いていても、残念ながら文章は上達しないのです。どんなことを日報で報告するのか、紙に下書きをして構成を考えてから、文章を書き始めることを習慣づけていきましょう。その際に、必ず上司や経営者などの読み手を意識した内容の文章を書くように心がけなくてはいけません。また、日報の書き出しや話の切り口にも読み手を意識して書くようにしましょう。

日にあった出来事をただ報告するような文章では、会社側はあなたのことを仕事ができる人だとは思ってくれません。
日々の変化に気がつき、常に会社にメリットがあることを考えている社員であることを、日報でアピールするのです。そして、書き終わった文章は必ず読み直しましょう。本当は他人に読んでもらって文章を推敵するのが壷良いのですが、日報を提出すいこうする前に誰かに読んでもらうのは、非現実的な行動となってしまいますので、自分で読み直して、内容におかしな点はないか、感情的になって書いてしまっているところはないか、しつかり修正してから提出するようにしましょう。

もちろん、文章の誤字脱字等もこの際にチェックするようにしてください。日報で撃脱字があるほど、1司に「仕事ができない」と思われることはありません。先述したように、日報は唯一、社会人が菅書いて、第三者に読んでもらう文章です。これを文章上達の練習台にしないわけにはいきません。会社に日報を出す習慣がないのであれば、上司に進言して自分だけでも日報を提出するようにお願いしてみましょう。

迷惑なものではないので、会社側はおそらく了承すると思います。

また、経営者本人が文章を書くのが上手になりたいのであれば、毎日自分の文章を社員に読ませるような仕組みを作りましょう。

社員全員で社長の日報を閲覧するようにすれば、会社の方向性や社長の考えていることが全貞で確認することができて、情報の共有化にもつながります。

また、経営者としても従業員に対して文書を読んでもらうという緊張感が生まれるので、文章力は急速に上達していくと思います。

ただし、文章を毎日書けば上達するからといって、ツイッターヤプログを書くことはあまりお勧めできません。ツイッターは自分勝手な「つぶやき」でしかないので、どうしても読み手不在の自己満足的な文章を書いてしまう傾向があります。

誰も読まないことをいいことに、脈絡のない発言を書いてしまうことに慣れてしまい、場合によっては上達するどころかどんどん文章力が低下していく可能性もあります。また、ブログも他人に読まれる文章だから上達するように思われがちですが、いつでも誤字脱字を消したり、書き直したりできる油断があるので、真剣に文章を書かなくなってしまいます。

インターネット上だから文字数制限がありませんし、読み手が特定されていませんので、緊張感のない文章を平気で書くようになってしまいます。あくまでツイッターとブログは「文章を書くことに慣れ親しむ」程度にとどめて、文書力向上の場としては考えない方がいいと思います。

社会人には、文章を上達させる機会などそう多くはありません。文章を書く機会を与えられる方が貴重なぐらいですから、その機会を存分に生かして、文章上達のための地道な練習を繰り返していくようにしましょう。毎日の日報で下書きをして、読み直しを行なえば3 カ月で必ずビジネス文書は上達します。誰かに常に読まれているという緊張感が、文章を一番上達させるのです。