定番のパソコン操作術

英会話の学校が駅前にたくさんあるように、文章力を身につける学校も、もっとたくさん日本にあるべきだと思います。
そもそも、社会人になつてから文章力を上達させる場が日本にはありません。英語なら英会話学校がありますし、会計や法律だったら夜間の大学や専門学校もあります。

しかし、文章は専門学校もありませんし、社会人になってから徹底的に文章術を学ぼうと思っても、どんな学校に通い、何を教わればいいのか、しつかり確立されていないのが現状だと言えます。このように日本は文章に関して需要と供給のバランスが悪い状況なので、社会人になってから文章力を向上させたい人は、独学で学んでいくしか方法はありません。

文章に対してコンプレックスを持っているほとんどの人は、自分自身で文章を書くコツをつかんでいくしかないのです。
まず、文章を上手に書きたければ、読み手を意識しながら文章を書くクセを身につけるのがポイントです。
ほとんどの人が文章を書く際に、「自分が読者」という立場で執筆してしまいます。

これは日本語教育の「作文」というのが、あまり読み手を意識して文章を書かせることを訓練させなかったのが要因だと思います。

誰に向かって文章を書けばいいのか理解していないので、読み手が誰なのかわからない文章を書いてしまうし、分かりづらく自分しか理解できない文章でも、平気で人に読ませてしまうことに慣れてしまったのです。

だから、文章を書く時は必ず、「誰に読ませるか？」というターゲットを決めてから書き始めることにしましょう。ターゲットになる相手は具体的であればあるほどよいのです。会社の上司、社長、同僚、取引先、恋人、母親... ... イメージで個人名が思い浮かぶほど具体的になれば、「こんなことを書けばきっと分かってくれる」という文章
が、自然と書けるようになります。

ラブレターも誰に書くか分からない手紙ではなく、相手を絞って書くからこそ具体的な口説き文句がひらめくと思います。それとまったく同じです。

誰に向かって書いているのか分からない文章ほど、理解されない文章はないのです。
読み手に対して「分かってもらおう」という気持ちがあるからこそ、理解されやすい文章を書くように心がけるし、「面白く読んでもらおう」と考えるからこそ、つかみの書き出しを工夫したり、サービス精神旺盛な文章を書いたりできるのです。
相手を意識して書くと、どれだけ文章力が向上するのか紹介します。

「私たちのホテルでは、6月になると庭園のバラの花がキレイに咲きます」

この一文だけでも書いている内容は理解できます。しかし、このような一文を書いているということは、誰かにこの文章を読んでもらい、ホテルまで足を運んで欲しいという書き手の意図があるはずです。つまり、文章の内容を「理解」してもらうことよりも、「行動を起こしてもらうこと」の方がこの文章で重要なことになるのです。だから、誰に足を運んでもらいたいかをこの文章を通じて具体的にイメージさせない限り、行動を起こしてもらうことはできません。

読み手のターゲットを絞り込むのならば、ホテルの庭園に咲く満開のバラを見学しにくる女性。しかも中高年の女性を頭に思い浮かべるべきでしょう。また、バラに興味があり、わざわざ足を運んでくるわけですから、時間とお金に余裕がある女性であることは容易に想像できます。
「中高年のちょつとリッチな女性」この文章を書く際に、この読み手を頭に思い浮かべて文章を書かなくてはいけません。さらにターゲットになる女性を頭に思い描くのであれば、実在する女性を想像するよゝつにしましょう。友達のお母さんや、知り合いの社長夫人でも構いません。その女性にホテルのバラ囲まで足を運ばせるような文章を書くことができれば、きっと多くのリッチな中高年層の女性を呼び寄せる文章となると思います。私はこの文章を改善する際に、知人の経営者の奥さんを想像して書いてみました。

文章はたくさん書かないと上手にはなりません。センスでパパッと書けてしまう人も中にはいますが、ほとんどの人は書いた数に比例して、文章が上達していきます。

だから文章は積極的に書くことを心がけないといつまでたっても人の心にしみいる文書は書けません。特にサラリーマンは文章を書く機会がとても限られています。与えられた文章を書く機会を、どれだけ最大限に生かせるかが、文章上達へのカギとなっていきます。

企画を提案する時は、できるだけ文書で提出するようにしていきましょう。どんなに簡単で、単純な企画だとしても、相手に伝わる文章を書くことは、必ずビジネス文書の上達に役立ちます。また、社内文書は「お金を稼ぐ」ということをもっとも意識して書かなくてはいけない文書なので、文章表現のひとつひとつを丁寧に書いていく技術が身についていきます。日報を書くことも、文章上達には欠かせない訓練の一つです。

おそらく普通に毎日の業務を会社でこなしている程度であれば、日報でわざわざ上司に報告することなどないと思います。「平凡な毎日だから報告することなんかないよ」そう思いながら書いてしまう日報は、ただの事実の報告だけで終わってしまい、読み手に何も期待させない文章のままで終わってしまいます。

おそらく読み手である上司も、つまらない日報を読みながら「こいつは、平凡な毎日を送っているなあ」と、あなた本人への希望すら持たなくなってしまいます。

日報は唯一、第三者が読者になる日々の文章発表の場だということを意識して書くようにしましょう日

報を提出する上司と社長は、自分の文章を読んでくれる数少ない読者なのです。貴重な時間を使って、あなたの日々の行動が書かれた文章を読んでもらうわけですから、必ず意義のある内容を報告しなくてはいけません。また、上司や社長は仕事の評価をしてくれる相手なのですから、あなたは毎日の日報で、お金を稼いでくることを期待させる文章をしっかりと書かなくてはいけないのです。

では、どのように心がけて日報を書けばよいのでしょうか？日報のような毎日の業務で書かなくてはいけない文章でも、「下書き」と「読み直し」は必ず行なうようにしましょう。「日報ごときでそんなことしなきゃいけないの？ 」確かに日報を書くぐらいで、わざわざ下書きをして、書いた文章を読み直しするようなことをするのは、バカバカしい行為かもしれません。

しかし、何も考えないで文章を書いていても、残念ながら文章は上達しないのです。どんなことを日報で報告するのか、紙に下書きをして構成を考えてから、文章を書き始めることを習慣づけていきましょう。その際に、必ず上司や経営者などの読み手を意識した内容の文章を書くように心がけなくてはいけません。また、日報の書き出しや話の切り口にも読み手を意識して書くようにしましょう。

日にあった出来事をただ報告するような文章では、会社側はあなたのことを仕事ができる人だとは思ってくれません。
日々の変化に気がつき、常に会社にメリットがあることを考えている社員であることを、日報でアピールするのです。そして、書き終わった文章は必ず読み直しましょう。本当は他人に読んでもらって文章を推敵するのが壷良いのですが、日報を提出すいこうする前に誰かに読んでもらうのは、非現実的な行動となってしまいますので、自分で読み直して、内容におかしな点はないか、感情的になって書いてしまっているところはないか、しつかり修正してから提出するようにしましょう。

もちろん、文章の誤字脱字等もこの際にチェックするようにしてください。日報で撃脱字があるほど、1司に「仕事ができない」と思われることはありません。先述したように、日報は唯一、社会人が菅書いて、第三者に読んでもらう文章です。これを文章上達の練習台にしないわけにはいきません。会社に日報を出す習慣がないのであれば、上司に進言して自分だけでも日報を提出するようにお願いしてみましょう。

迷惑なものではないので、会社側はおそらく了承すると思います。

また、経営者本人が文章を書くのが上手になりたいのであれば、毎日自分の文章を社員に読ませるような仕組みを作りましょう。

社員全員で社長の日報を閲覧するようにすれば、会社の方向性や社長の考えていることが全貞で確認することができて、情報の共有化にもつながります。

また、経営者としても従業員に対して文書を読んでもらうという緊張感が生まれるので、文章力は急速に上達していくと思います。

ただし、文章を毎日書けば上達するからといって、ツイッターヤプログを書くことはあまりお勧めできません。ツイッターは自分勝手な「つぶやき」でしかないので、どうしても読み手不在の自己満足的な文章を書いてしまう傾向があります。

誰も読まないことをいいことに、脈絡のない発言を書いてしまうことに慣れてしまい、場合によっては上達するどころかどんどん文章力が低下していく可能性もあります。また、ブログも他人に読まれる文章だから上達するように思われがちですが、いつでも誤字脱字を消したり、書き直したりできる油断があるので、真剣に文章を書かなくなってしまいます。

インターネット上だから文字数制限がありませんし、読み手が特定されていませんので、緊張感のない文章を平気で書くようになってしまいます。あくまでツイッターとブログは「文章を書くことに慣れ親しむ」程度にとどめて、文書力向上の場としては考えない方がいいと思います。

社会人には、文章を上達させる機会などそう多くはありません。文章を書く機会を与えられる方が貴重なぐらいですから、その機会を存分に生かして、文章上達のための地道な練習を繰り返していくようにしましょう。毎日の日報で下書きをして、読み直しを行なえば3 カ月で必ずビジネス文書は上達します。誰かに常に読まれているという緊張感が、文章を一番上達させるのです。

「直線がまっすぐ描けない」「図形を同じ直線上にコピーしたい」など、まっすぐにこだわりたいときなどの描画法。

まっすぐな線、正円を描くためのすべてのカギを握るのは［Shift］ キー。直線を、曲がらないようにまっすぐ描くには、［Shift］ キーを押しながらドラッグする。四角形や円を措くときにも［Shift］キーを使ってみよう。正方形や正円が描ける。今度は、図形を移動してみよう。［S h ift］ キーを押しながらドラッグで移動すると、同じ直線上に移動できる。わざとドラッグする手を上下に振ってみても、［Shift］キーががっちりガードして道をはずすことを許さない。続いて、図形をコピーしてみよう。［Shift］キーと一緒に［Ctrl］ キーも押さえながらドラッグする。移動と同様で、同じ直線上に図形をコピーすることができる。ちなみに、［画面左下の［図形の調整］ ボタンの中には、［配置/整列］ というメニューがある。複数の図形をきれいに揃えるときに使うものだ。［S hift］キーの使い方を覚えておけば、［配置/整列］ のお世話になることも少なくなるだろう。

仕事の内容によっては、「線の太さはハツキリ見えるように全部1.5pt で描きたい」「テキストボックスの枠線や塗りつぶしの色はいらない」というケースが発生する。そこで、図形描画を自分流にカスタマイズする方法。

図
形を措いて、毎度毎度自分好みのデザインに変えるのは、本当に面倒な作業。これを解消してくれる、とっておきの方法がある。好みの書式を設定した図形の上
で右クリックし、［オートシェイプの既定値に設定］ をクリックする。そうすると、その後はどの図形でも同じ書式で描くことができるのだ。

た
だし、この機能はWordに対してではなく、そのファイルに対して設定される。だから、別ファイルでも同じ書式の図形を使いたければ、次の方法を利用して
ほしい。たとえば、テキストボックスの「線なし」「塗りつぶしの色なし」「フォントサイズ10ptJ 「フォントMSP
ゴシック」に変更した図形を定型句に登録しておく。そうすれば毎回同じ図形を呼び出して使える。なお、テキストボックスには、一文字でもダミーの文字を入
れておくとわかりやすい。

仕事の内容によっては、「線の太さはハツキリ見えるように全部1.5pt で描きたい」「テキストボックスの枠線や塗りつぶしの色はいらない」というケースが発生する。そこで、図形描画を自分流にカスタマイズする方法。

図形を措いて、毎度毎度自分好みのデザインに変えるのは、本当に面倒な作業。これを解消してくれる、とっておきの方法がある。好みの書式を設定した図形の上で右クリックし、［オートシェイプの既定値に設定］ をクリックする。そうすると、その後はどの図形でも同じ書式で描くことができるのだ。

ただし、この機能はWordに対してではなく、そのファイルに対して設定される。だから、別ファイルでも同じ書式の図形を使いたければ、次の方法を利用してほしい。たとえば、テキストボックスの「線なし」「塗りつぶしの色なし」「フォントサイズ10ptJ 「フォントMSP ゴシック」に変更した図形を定型句に登録しておく。そうすれば毎回同じ図形を呼び出して使える。なお、テキストボックスには、一文字でもダミーの文字を入れておくとわかりやすい。

エクセルで数々の書式を設定して作り込んだ図形なのに、上司の鶴の一声で変更を余儀なくされたら視でも大丈夫！ 簡単にチェンジ可能。

視覚的に魅せるわかりやすい資料が求められている昨今、図形描画機能を駆使することが少なくない。
フロー図ひとつとっても、線の種類や色、塗りつぶしの色や影の設定など、かなり細かな書式を設定して、視覚的効果を狙う。
ところが、「矢印はこっちのタイプに変えてくれ」だの「円柱より立方体の方がイメージに合う」だのと、最終段階になって指示が飛んできたりする。この段階でそんな？と思わず愚痴をこぼしたくなりそうだが、即効で対応できる技があるので安心しても大丈夫。
このような場合は、［オートシェイプの変更］ 機能を使う。まず、NGになった図形を選択しよう。次に、図形描画ツールバーの［図形の調整］ ボタンから［オートシェイプの変更］ をポイントし、新たに設定したい図形のボタンをクリックする。すると、線の種類や塗りつぶしの色などの書式設定はそのままで、形だけがNG 図形からOK 図形に置き換わるのである。これで、いちいち図形を書き直す必要もなく、即座に変更できる。

同じ図形を何個も描きたいのに、毎回ボタンをクリックするのはナンセンス。 その不満は次の操作方法で解決。

的に、図形を措くときは、好みの図形ボタンをクリックしドラッグで描く。しかし、ドラツグしてみるとわかるが、図形を描く機会は1回のみ。
描き方に失敗したり、もうひとつ同じ図形を措きたいと思っても、もう一度同じ図形ボタンをクリックすることから始めなくてはならない。これではさすがに効率が悪いので、連続して描ける技も覚えておきたい。図形のボタンをダブルクリックすればよい。
たったこれだけで、同じ図形を何度でも描画できるようになる。使い終わりは、もう一度同じ図形ボタンをクリックするか［Esc］ キーを押せば、連続使用の解除となる。なお、［オートシェイプ］ ボタンを使うときは、もう一工夫必要。
そのままの状態ではダブルクリックできないからである。各図形のメニューをポイントして表示される、サブメニューの上部に注目しよう。点々模様があるが、そこをドラッグしてメニューを切り離すのだ。そうすれば各ボタンもダブ
ルクリック可能となる。

白紙に図形を描くのは案外難しい。「グリッド線」 というガイドラインを使えば、地図や図形がもっとうまく、簡単に描ける。

Wordで図形をうまく措く秘訣を紹介する。Word 画面の下にある図形描画ツールバーの［図形の調整］ をクリックし、［グリッド］ を選択する。
?［グリッド線を表示する］ にチェックを入れ、さらに［文字グリッド線を表示する間隔］ にもチェックを入れる。次に［行グリッド線を表示する間隔］ の本数を、文字グリッド線に合わせて［1］ に減らす。これで方眼紙のような碁盤の目が表示される。
それでは四角形を描いてみよう。描き出しや描き終わりが、グリッド線に吸い付くようにピタリと一致する。これなら図形を複数並べて描くときも、きつちり位置を揃えることができる。また、措き終わつた図形を選択し、方向キーで動かしてみよう。これもグリッド線に沿って移動するはずだ。このように図形がグリッド線に吸着するのは、「グリッド線」画面で、［描画オブジェクトをグリッド線に合わせる］ にチェックが入っているから。
グリッド線に吸着させたくない場合は、［Ctrl］ キーを押しながら方向キーを使えばよい。

Excelで作った表をWord に貼り付けると、表が崩れて体裁を整えるのに一苦労することがある。そんなときは、この方法がおすすめ。

Excelで作成した表をWord に貼り付けると、体裁よく貼り付くこともあれば、めちゃくちやに崩れてしまうこともある。貼り付け後、右下にアイコン（貼り付けのオプション）ボタンが表示されるが、選択肢のいずれを選んでもきれいに整えられない。このような状況に陥ってしまったときは、Excelの表を図として貼り付ければ問題ない。まず、Excelで作成した表を範囲選択し、コピーする（［Ctrl］＋［C］）。次に、Word 画面に切り替える。

［編集］ メニューの［形式を選択して貼り付け］ をクリックし、［図（拡張メタファイル）］ を選び［OK］ をクリック。すると、Excel の表は、1 個の図として貼り付くのだ。後は、必要に応じて表全体の大きさを調整すればよい。表といっても図と同じ扱いになるので、大きさの調整もマウスのドラッグで手軽にできる。ただし、図ということは、貼り付けたExcelの内容の修正を後から行うことはできない。

取引先に提出する書類などには、会社のロゴを入れることが多い。定型句という機能を利用し、簡単に挿入できるようにしよう。

人力する会社名や挨拶文などの文字列を登録し、簡単に挿入できるようにする機能、それが「定型句」。MS?IMEの単語登録によく似た機能だが、定型句の場合は文字列に書式を設定しておけるというメリットがある。

そして図形までもが登録できるのだ。では、登録方法を説明しよう。最初に対象画像を選択する。次に［Alt］ キーを押しながら［F3］ キーを押してみよう。「定型句の作成」画面が表示される。ここに登録したい画像の名前を入力する。挿入する際の手間を考えて、ひらがなにしておくとよい。最後に［Enter］ キーを押して完了。今度は、挿入するときの手順を説明しよう。挿入したい場所にカーソルを表示し、登録名を入力する。そしてすぐに［F3］ キーを押す。これで画像がボンツと出てくるのだ。定型句から削除したいときは、［挿入］ メニューの［定型句］ をポイントしてサブメニューから［定型句］ をクリックする。「オートコレクト」画面で登録名を選択して［削除］ ボタンをクリックする。