受信したメールについては、基本「即返信」するように心がけるのがビジネスパーソンのルール。返信メールの文面を考えるのに必要以上に時間をかけてしまう丁寧な性格の人もいるが、基本要件に対するアンサーを求めているだけなのでシンプルに返答するほうがいい。
返信メールのほとんどは、了解したと伝えるか、質問に答えるだけのもの。事務的な作業なので、頭を使わず、素早く送ってしまう習慣を身につけたい。
まず、返信したい受信メールを選んで、「Ctrl」＋ 「R 」。これで、返信用のメールが開く。ちなみに、「R」は「Retern」の頭文字のこと。相手のメール文が「＞ 」付きで引用されるので、最大限利用する。
了解の旨を伝えるだけなら引用文の前に、「お世話になっております。○○社の○○部の「名前」です。下記の件、了解いたしました。取り急ぎご連絡まで」と書く。文面はーパターンが使いやすい。
質問に答えなくてはならない場合は、「＞ 」付きの相手の質問文の下に、回答を一間一答形式で書く。返信メールを書き終わったら、「Alt」＋「S 」。これだけで、メールが送信される。
内容によっては、上司などに聞かなければ返信できないものもある。こういったときは「上司に確認して折り返し返信致します」というワンクッションになるメールを入れておくと信頼される。
メールを送信するときは、「メールを受けとった相手が、自分にすぐ連絡できる」ように気を遣って電話、手紙といったメール以外の手段でも連絡できるような配慮が欲しい。
「メールにはメールで返す」必安などないからだ。受け取った相手は、メールが苦手かもしれない。ここでは、そんな基本中の基本の暗黙のルールを紹介したい。そのルールとは「署名」。名前や住所、電話菅号、ファックス番号など、自分の「基本情報」を、自動的に送信メールの最後に記載する方法。
電話や手紙で連絡しょうと名刺を探すのは、なかなか面倒。「署名」1つ入れるだけで、相手が連絡を取りやすくなる。つまりは、相手に「選ばれる確率」が大きくアップする。「署名」は、メニューバーの「ツール」→ 「オプション」→ 「署名」タブで作成する。「すべての送信メッセージに署名を追加する」 にチェックを入れておけば、自動的に著名人りの送信メールの出来上がり、となる。
「メールにはメールで返す」必安などないからだ。受け取った相手は、メールが苦手かもしれない。ここでは、そんな基本中の基本の暗黙のルールを紹介したい。そのルールとは「署名」。名前や住所、電話菅号、ファックス番号など、自分の「基本情報」を、自動的に送信メールの最後に記載する方法。
電話や手紙で連絡しょうと名刺を探すのは、なかなか面倒。「署名」1つ入れるだけで、相手が連絡を取りやすくなる。つまりは、相手に「選ばれる確率」が大きくアップする。「署名」は、メニューバーの「ツール」→ 「オプション」→ 「署名」タブで作成する。「すべての送信メッセージに署名を追加する」 にチェックを入れておけば、自動的に著名人りの送信メールの出来上がり、となる。
仕事でも、プライベートでも送信したメールがちゃんと読まれているかどうか、もっと言えば届いているのかどうかは気になるところ。実際、相手に確実にメッセージが届くと思っている人が多い。しかし実際には、大量の迷惑メールに紛れ込んで、読まれないまま削除されてしまうこともある。重要なメールを送信して返信がなくてイライラしているビジネスパーソンも多くみられる。
そこで、納品の催促メールなど「確実に相手に伝えたいメッセージ」を相手がいつ読んだか、わかる方法を紹介したい。その方法とは、新規メールのメニューバーの「ツール」→ 「開封確認メッセージの要求」。これを選んでおくと、相手がそのメールを開いたとき、「開封確認のメッセージを送信しますか？ 」と表示される。「はい」を選ぶと、開封確認のメールが、自動的に自分宛て．に送られてくる仕組み。
仕事上の相手であれば、まず「はい」を選ぶのが普通。この方法を使うと、「確実に相手に伝えたいメッセージ」が伝わっているか、どうか、チェックできる。さらには、読んだのに、「気づかないふり」をする相手がいなくなり、メールでの伝達ミスを、劇的にー減らすことができるの。
そこで、納品の催促メールなど「確実に相手に伝えたいメッセージ」を相手がいつ読んだか、わかる方法を紹介したい。その方法とは、新規メールのメニューバーの「ツール」→ 「開封確認メッセージの要求」。これを選んでおくと、相手がそのメールを開いたとき、「開封確認のメッセージを送信しますか？ 」と表示される。「はい」を選ぶと、開封確認のメールが、自動的に自分宛て．に送られてくる仕組み。
仕事上の相手であれば、まず「はい」を選ぶのが普通。この方法を使うと、「確実に相手に伝えたいメッセージ」が伝わっているか、どうか、チェックできる。さらには、読んだのに、「気づかないふり」をする相手がいなくなり、メールでの伝達ミスを、劇的にー減らすことができるの。
ビジネスの現場では書類、ファイル、データ、画像などメールに添付して送ることは多い。ただ、たくさんのファイルを1通のメールに添付して送ると、相手に迷惑になることがある。ファイルが多すぎるとどれがどのファイルかわらなくなることもある。
添付ファイルを保存すると、デスクトップ上がファイルだらけになつて、わけがわからなくなる。こんな時どうすればいいのだろうか？
礼儀として覚えて置いてほしいのは、当然だが「圧縮」送りたいフアイルを別々に添付しなければならないのは、フォルダを添付することができないため。しかし、フォルダを「圧縮」すると、1 つの圧縮ファイルにできる。受け取った相手は、圧縮ファイルを解凍すれば、フォルダに整理された状態で、たくさんのファイルを受け取れるわけだ。「圧縮」ソフトは、無料ソフトサイト「窓の杜」からダウンロードできる。。1度インストールしておけば、右クリック1つで、簡単に圧縮ファイルにできる。
添付ファイルを保存すると、デスクトップ上がファイルだらけになつて、わけがわからなくなる。こんな時どうすればいいのだろうか？
礼儀として覚えて置いてほしいのは、当然だが「圧縮」送りたいフアイルを別々に添付しなければならないのは、フォルダを添付することができないため。しかし、フォルダを「圧縮」すると、1 つの圧縮ファイルにできる。受け取った相手は、圧縮ファイルを解凍すれば、フォルダに整理された状態で、たくさんのファイルを受け取れるわけだ。「圧縮」ソフトは、無料ソフトサイト「窓の杜」からダウンロードできる。。1度インストールしておけば、右クリック1つで、簡単に圧縮ファイルにできる。
会社の同僚に、取引先から至急の電話がかかってきた。ただ、当人は他の電話に出ている。なんていうのはビジネスの現場ではよくある風景。クライアントが怒っている場合などは、早く電話が終わらないかイライラしてしまうこともある。
。口頭で伝えようと、タイミングを見計らうのは時間のムダ。また、メモを書いて同僚に渡すのは、時間がかかりすぎる。こんなとき、一番うまい方法は何だろうか？ メールを使うという人も多いだろうが、これだと、同僚がメールチェックするまで用件が伝わらない。ヘタをしたらメールをチェックしないことも可能性としてはある。
あなたがメッセージを送ると、すぐに同僚のパソコン画面上にメッセージが表示される、すごい方法があるのだ。その方法とは、「グーグルトーク」。これをグーグルのサイトからダウンロードして、部内の人間全員でインストールしておく。すると、パソコンを起動している部員同士なら、その場でメッセージのやりとりができるのだ。送られてきたメッセージには、返信も可能。つまり、「○○社、至急折り返し」というあなたのメッセージに対し、「どの担当者？ 」などと、同僚が質問を送り返すことも可能になる。
同じ部署でこうしたツールをインストールしておくと非常に便利。
Googleトークはこちら。
。口頭で伝えようと、タイミングを見計らうのは時間のムダ。また、メモを書いて同僚に渡すのは、時間がかかりすぎる。こんなとき、一番うまい方法は何だろうか？ メールを使うという人も多いだろうが、これだと、同僚がメールチェックするまで用件が伝わらない。ヘタをしたらメールをチェックしないことも可能性としてはある。
あなたがメッセージを送ると、すぐに同僚のパソコン画面上にメッセージが表示される、すごい方法があるのだ。その方法とは、「グーグルトーク」。これをグーグルのサイトからダウンロードして、部内の人間全員でインストールしておく。すると、パソコンを起動している部員同士なら、その場でメッセージのやりとりができるのだ。送られてきたメッセージには、返信も可能。つまり、「○○社、至急折り返し」というあなたのメッセージに対し、「どの担当者？ 」などと、同僚が質問を送り返すことも可能になる。
同じ部署でこうしたツールをインストールしておくと非常に便利。
Googleトークはこちら。
アマゾン、 、楽天、ネット銀行...ネットのサービスである「会員制サイト」を、会社と自宅など複数のパソコンで使う人は多い。本来であれば、自宅だけにしておいたほうがセキュリティ上はいいのだろうが。
ただ、これらの「会員制サイト」は、いざ使うとなるとユーザー名とパスワードが必要になる。会員になっているサイトが増えると、ユーザー名とパスワードをすべてとても覚えられない。
パソコン1台ならともかく、2台以上となると記憶させるのもお手上げ。
こんなとき、一気に楽になるワザがある。そのワザとは、フリーソフトの「I Dマネージャー」。グーグルで探せば、すぐ見つかる。ダウンロードしたときは、「ＺＩＰ」という圧縮ファイルだが、ダブルクリックして解凍しインストールする。フォルダの中のソフトを立ち上げて、会員制サイトのユーザー名とパスワードをすべて登録。フォルダごと、USBメモリコピーしておけば、どのパソコンでもユーザー名とパスワードを呼び出して使えるようになる。「会員制サイト」利用の際には、IDとパスワードの管理に欠かせない。
ただ、これらの「会員制サイト」は、いざ使うとなるとユーザー名とパスワードが必要になる。会員になっているサイトが増えると、ユーザー名とパスワードをすべてとても覚えられない。
パソコン1台ならともかく、2台以上となると記憶させるのもお手上げ。
こんなとき、一気に楽になるワザがある。そのワザとは、フリーソフトの「I Dマネージャー」。グーグルで探せば、すぐ見つかる。ダウンロードしたときは、「ＺＩＰ」という圧縮ファイルだが、ダブルクリックして解凍しインストールする。フォルダの中のソフトを立ち上げて、会員制サイトのユーザー名とパスワードをすべて登録。フォルダごと、USBメモリコピーしておけば、どのパソコンでもユーザー名とパスワードを呼び出して使えるようになる。「会員制サイト」利用の際には、IDとパスワードの管理に欠かせない。
外回りや会議で、丸1日、メールをチェックできないことがある。ビジネスパーソンであれば、お客様からのクレームなど、至急で対応しなくてはならないメールも多い。どこにいても、すぐに使える情報ツール「携帯電話」やスマホで、仕事のメールもチェックできるようになる方法はないものだろうか。
こんなときに大いに役立つのが「Gmail」。
前述のように、仕事のメールをGmailに自動転送すれば、Gmailとして受信できる。さらにGmailを携帯のメールアドレスに自動転送することもできるが、これは、あまりおすすめできない。打ち合わせ中など、所かまわず、迷惑メールも含めてすべてのメールが携帯に届くなんて、わずらわしくて仕方がない。そこで活用したいのがGmailの携帯サイト。ユーザー名やパスワードを入力しなくても、「オートログイン」を押せば、受信したGmailの一覧が一発で表示される。読みたいメールを選べば、本文が表示されるので、必要なメールだけ、サッとチェックできるワザだ。
こんなときに大いに役立つのが「Gmail」。
前述のように、仕事のメールをGmailに自動転送すれば、Gmailとして受信できる。さらにGmailを携帯のメールアドレスに自動転送することもできるが、これは、あまりおすすめできない。打ち合わせ中など、所かまわず、迷惑メールも含めてすべてのメールが携帯に届くなんて、わずらわしくて仕方がない。そこで活用したいのがGmailの携帯サイト。ユーザー名やパスワードを入力しなくても、「オートログイン」を押せば、受信したGmailの一覧が一発で表示される。読みたいメールを選べば、本文が表示されるので、必要なメールだけ、サッとチェックできるワザだ。
出張先、移動先などで、メールをチェックしなければならないときがある。しかし、自分のメール設定をよそのパソコンで行なうのは面倒なばかりか、セキュリティの面でも心配。
そんな面倒や心配を、一気に解消してくれるすごい方法がある。グーグルの無料メールアドレス「Gmail」だ。「Gmail」であれば、どんなパソコンでも、面倒や心配とは無縁に、メールをチェックできる。「Gmail」を利用するには、グーグルトップページの「Gmail」ボタンを押し、アドレス（ アカウント） を取得する手続きを指示に従って進めればよい。Googleのトップページからログインし、自分のGmailにアクセスすれば、サイトを読むのと同じ感覚で、即、メールをチェックできるようになる。いつでもどこでもメールが読める。さらに、仕事のメールを「Gmail」に自動転送する設定にすれば、仕事のメールをいつでもどこでもチェックできる。ウェブメールの快適性に慣れてしまうと、メーラーで送受信するのが億劫になってしまう。
容量も多く、画像などを添付しても安心。
そんな面倒や心配を、一気に解消してくれるすごい方法がある。グーグルの無料メールアドレス「Gmail」だ。「Gmail」であれば、どんなパソコンでも、面倒や心配とは無縁に、メールをチェックできる。「Gmail」を利用するには、グーグルトップページの「Gmail」ボタンを押し、アドレス（ アカウント） を取得する手続きを指示に従って進めればよい。Googleのトップページからログインし、自分のGmailにアクセスすれば、サイトを読むのと同じ感覚で、即、メールをチェックできるようになる。いつでもどこでもメールが読める。さらに、仕事のメールを「Gmail」に自動転送する設定にすれば、仕事のメールをいつでもどこでもチェックできる。ウェブメールの快適性に慣れてしまうと、メーラーで送受信するのが億劫になってしまう。
容量も多く、画像などを添付しても安心。
営業を含め、お客様の会社で打合せする場合には、訪問日時を電話で決めることがある。こんな場合、同行する人間が複数いる場合は全員のスケジュールをおさえなくてはならない。
先方にいくつか候補の日時を挙げていただいて、同行する人間のスケジュールを1人ずつ確認して、調整。一般的なやり方ではあるが、効率が悪い。
早く先にすすめたい案件の場合、いじれてしまう。こんなときは、すべての部員のスケジュールを、ネットで一括管理する方法を使うといい。
この方法なら、お客様と電話しているその場で、全員のスケジュール状況をチェックしながら、即、訪問日時を決定することができる。
お客様に何度も聞く失礼もなくなり一石二鳥である。
また、このように手際よくすすめれば、信頼度も高まるに違いない。
この方法とは、「Googleカレンダー」。グーグルのトップページ上の「More」をクリックすると、メニューに「カレンダー」とある。これをクリックすると、自分のスケジュール表が表示される。この表はスケジュールを共有したい人同士で公開できる。お互いの予定が色違いでわかるので、複数の人間のスケジューリングが簡単にできるようになる。
先方にいくつか候補の日時を挙げていただいて、同行する人間のスケジュールを1人ずつ確認して、調整。一般的なやり方ではあるが、効率が悪い。
早く先にすすめたい案件の場合、いじれてしまう。こんなときは、すべての部員のスケジュールを、ネットで一括管理する方法を使うといい。
この方法なら、お客様と電話しているその場で、全員のスケジュール状況をチェックしながら、即、訪問日時を決定することができる。
お客様に何度も聞く失礼もなくなり一石二鳥である。
また、このように手際よくすすめれば、信頼度も高まるに違いない。
この方法とは、「Googleカレンダー」。グーグルのトップページ上の「More」をクリックすると、メニューに「カレンダー」とある。これをクリックすると、自分のスケジュール表が表示される。この表はスケジュールを共有したい人同士で公開できる。お互いの予定が色違いでわかるので、複数の人間のスケジューリングが簡単にできるようになる。
写真などのファイルは、容量が大きすぎて、メールの添付ファイルでは送れないことがある。また、写真ならまだいい方で動画などのファイルを添付するとなると大変。
写真を大量に送るような場合、何回かに分けて送るのは、面倒で仕方がない。こんなとき、大容量のファイルを一回で送るとっておきの便利な方法がある。
その方法とは「宅ふぁいる便」というサイト。URL：http://www.filesend.to/
会員制サイトだが、登録さえすれば、誰でも無料で使える。大容量のファイルを送りたい場合は、ここの「ファイルを送る」ボタンを押して、人力欄に、相手のアドレス、送りたいファイルを指定する。すると、ファイルがネット上に保存され、ネットからダウンロードできるようになるのだ。それと同時に、相手には、お知らせメールが届くようになっている。相手はメール本文にあるURLのリンクをクリックすれば、ダウンロードするページに簡単にアクセスできる。メールで送れない大容量ファイルも、誰でも簡単に送ることができるわけだ。仕事でもプライベートでも重宝するサイトである。
写真を大量に送るような場合、何回かに分けて送るのは、面倒で仕方がない。こんなとき、大容量のファイルを一回で送るとっておきの便利な方法がある。
その方法とは「宅ふぁいる便」というサイト。URL：http://www.filesend.to/
会員制サイトだが、登録さえすれば、誰でも無料で使える。大容量のファイルを送りたい場合は、ここの「ファイルを送る」ボタンを押して、人力欄に、相手のアドレス、送りたいファイルを指定する。すると、ファイルがネット上に保存され、ネットからダウンロードできるようになるのだ。それと同時に、相手には、お知らせメールが届くようになっている。相手はメール本文にあるURLのリンクをクリックすれば、ダウンロードするページに簡単にアクセスできる。メールで送れない大容量ファイルも、誰でも簡単に送ることができるわけだ。仕事でもプライベートでも重宝するサイトである。