メールの返信は即、行う

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受信したメールについては、基本「即返信」するように心がけるのがビジネスパーソンのルール。返信メールの文面を考えるのに必要以上に時間をかけてしまう丁寧な性格の人もいるが、基本要件に対するアンサーを求めているだけなのでシンプルに返答するほうがいい。
返信メールのほとんどは、了解したと伝えるか、質問に答えるだけのもの。事務的な作業なので、頭を使わず、素早く送ってしまう習慣を身につけたい。
まず、返信したい受信メールを選んで、「Ctrl」+ 「R 」。これで、返信用のメールが開く。ちなみに、「R」は「Retern」の頭文字のこと。相手のメール文が「> 」付きで引用されるので、最大限利用する。
了解の旨を伝えるだけなら引用文の前に、「お世話になっております。○○社の○○部の「名前」です。下記の件、了解いたしました。取り急ぎご連絡まで」と書く。文面はーパターンが使いやすい。
質問に答えなくてはならない場合は、「> 」付きの相手の質問文の下に、回答を一間一答形式で書く。返信メールを書き終わったら、「Alt」+「S 」。これだけで、メールが送信される。
内容によっては、上司などに聞かなければ返信できないものもある。こういったときは「上司に確認して折り返し返信致します」というワンクッションになるメールを入れておくと信頼される。