ショートカット 基本 - 応用

会社や企業での文書管理は、誰が編集、保存してもわかりやすいファイル名にしておくのがルールである。たとえばAというクライアントさんに向けた「挨拶状」のファイルがあれば、「挨拶状A様」というのがファイル名として適切だ。
また、Bというクライアントさんに向けて挨拶状のファイルを作成したら当然、「挨拶状B様」としてファイルを保存するのが一般的だ。

もし、その会社でファイル名が「日付」で付けていれば日付で保存していくことになる。その会社によってやり方が異なるのできちんと仕様にあわせて作業しなければならない。

結局、似たようなファイル名をつけることが暗黙のルールとなるが、「○○社様請求書20120313」というファイル名があれば、クライアントさんが同じで作成した日付が3/15であれば「「○○社様請求書20120315」となる。

このとき、ファイル名を間違えずに入力するには、ファイル名を手入力しない。似た名前のファイルを一覧の中から選ぶ。するとその選んだファイル名が自動的に保存するファイル名のところに表示される。あとは、日付の部分を消して、今日の日付を入れるだけでいい。

「名前を付けて保存」を選択すると、ついつい任意の名前を入力してしまいそうになるが、既存のファイル名を選ぶことでその会社に合ったルールで名前を付けることができる。新入社員は心得ておく方がいいだろう。