ショートカット 基本 - 応用

扱うファイルの中には、重要で見られては困るものまでたくさんある。ワードやエクセルにはパスワードを設定することができるので、会社で扱うファイルには設定したい！
ファイル保存時に行う。
「名前を付けて保存」ダイアログの際に、右上の「ツール」をクリックし、「セキュリティオプション」を選ぶ。こうれだけで「パスワード」を設定することができる。
こうすることでパスワードを入力しないと、ファイルを開くことが出来なくなる。これでセキュリティを高めることが出来る。
少し気づかうだけでずいぶん情報漏洩は防止できる。

パソコンにはトラブルがつきものだが、電源を切ってパソコンを無理矢理終了させたときなどによく起きる。次にウィンドウを起動すると、途中で止まってしまってどうにもならない。
こういったトラブルに陥ってもWindowsを起動できる方法を紹介。画面が真っ黒の間に、「F8」キーを押す。するとWindows拡張オプションメニューが表示される。この画面でセーフモードを選ぶ。このセーフモードを選ぶとウィンドウが起動する。
セーフモードとは、Windowsを最小限の構成で起動するモードである。

トラブルでうまく起動しない場合は、突然のパソコンのトラブル・不調（トラブルベスト10）などが参考になる。

長い文書を作成していて、もう少し...というところでフリーズすることがある。ホントにいやになる瞬間だ。自動保存する機能を設定しておきたい！フリーズしてしまうと電源を一端落とすことになるが、これはいきなり強制終了をすると被害を大きくしてしまう場合がある。
そこで、パソコンを使える状態に戻すショートカットがある。
「Ctrl」＋「Alt」＋「Delete」だ。
フリーズしてしまったソフトを強制終了することができる。こうして動かなくなった際には、大抵CPU使用量が100％になっていることが多い。「Ctrl」＋「Alt」＋「Delete」を押しても最初は、うんともすんとも言わないが少し待っていると、ソフトが終了するのでそこまで待ちたい。

お客様に添付ファイルに伝えたい内容を記載して送る場合があるが、このとき「届いたがファイルが開けない」などのエラーが起きることがある。
普段なら正常に送れている添付ファイルが開けないと言われて戸惑うこもある。
こんなときは、添付ファイルの名前を半角英数字にするとトラブルが激減する。

それまで日本語ファイルの添付ファイルは送信できていたのに...？と思うかもしれなが、ファイル名によってエラーとなるケースがある。日本語名は不具合がでやすい。
長いファイル名はトラブルになりやすいので避けることも大切。

また、開けない場合、添付されてきたファイルに拡張子をつけることで正常に開ける場合もある。

長い文書を作成しているときに限って、突然、パソコンの調子が悪くなったり、フリーズしたりというトラブルが起きるから不思議だ。こんな緊急事態に備えてワードやエクセル作成中に自動保存できる機能がある。何分おきに保存するかは、「ツール」→「オプション」の「保存」タブで自由に設定可能。しかし短い設定時間だといちいち読み込んで文書作成中には、煩わしい。そこで「Ctrl」＋「S」を頻繁に押す。
「Ctrl」は左手の小指、「S」は一差し指を使って上書き保存していく方法。
文書作成やレポート作成中には、考える時間があり、必ず手が止まる。このときに 「Ctrl」＋「S」を習慣づけてしまおう！

入力した文書を削除してしまい、再入力、といった場合のミスを効率よく前の状態に戻すのショートカットは、「「Ctrl」＋「Z」を使う。
1回だけ押せば、直前の操作に戻せるし、もう1回押せばその前の操作の状態に戻すことができる。上書き保存してしまった場合には、使えないが、パソコン作業においてうっかりミスは誰にもある。

ワードやエクセルで送信した文書をメールに添付して送信する作業は日常的に多い。添付ファイルは、ワードかエクセル、画像の3種類しか扱わないユーザーも多い。そのたびにメールソフトを起動するのは面倒だ。
メーラーは、起動時に新規メールのチェックを行うことから起動には時間がかかるのが煩わしい。ワードやエクセルから直接ファイルをメールする方法がある。
メニューバーで「ファイル送信」→「メッセージの宛先」（添付ファイル）を選ぶという手順だ。
添付ファイルを送信する相手のアドレスを入力して「送信」ボタンを押すだけだ。
アウトルックをメーラーに使用しているのであれば、アウトルックのアドレス帳を送信先の指定に使うことも可能。

メール作成作業で必ず行うのが相手のメールアドレスの入力になる。そこでアドレス帳を便利に使う方法を2つ紹介。
「新規メール」で「宛先」ボタンをクリックする方法。これは、「受信者の選択」ダイアログが開き、アドレス帳から相手を複数人選んでもメールを送信することが可能。
2つ目の方法は、アドレス帳から直接メールを送る方法。メーラーが起動している状態で「Ctrl」＋「Shift」＋「B」を押す。これは、アドレス帳を開くショートカット。
ひとてま省けるのは効率アップにもつながる。
次にメールの送り先をマウスでクリックして選ぶ。「Ctrl」を押せば、複数人の相手を選ぶことも出来る。最後に「メールの送信」をクリックすれば作業完了。

メールの作成、送信をできるだけ効率アップしたい。これは、1回に作成、送信する時間を短縮できれば、送信する回数分、時間が減らせるということになる。
やはり、マウス操作よりもキーボード操作で効率アップする方がよい。通常、メールを作成する際には、文字や文書をキーボードで操作する関係から作成、送信共にショートカットを使うほうが効率的。

マウスとキーボードをいききしない、最低限の持ち替えですむように操作したい。
メール送信の手順は以下のとおり。
<ol><li>新規メールを開く。これは「Ctrl」＋「N」。</li><li>メールアドレスを入力したら「Tab」で入力欄を下に移動していく。本文の入力まではマウスを使わない。</li><li>メールの文書を作成。</li><li>送信は「Alt」＋「S」</li></ol>この手順ならかなりすばやく送信することができる。
1日に何度もメールを送信する人ならばだいぶ時間短縮ができる。

仕事では受信したメールを転送する作業は頻繁にある。転送機能は、受信したメールを別の人にそのまま送ることの出来る便利な機能。
上司にメールする際にも「取引先からの御礼のメールです」といったように一言加えるだけでどこのメールかすぐに把握できる。転送されたメールは「Ｆw：」とつく。これは「Forward」の頭文字になっている。
「Ctrl」＋「F]で転送用のメールを開く。すると宛先にメールアドレスが入力できるようになる。さらにここから「cc」「件名」「本文」へも「Tab」で簡単に移動できるようになる。
転送メールが効率よく作成でき、送信することが可能になる。