印刷プレビューの活用

「エクセルアレルギー」 になる原因として、よく言われるのが、プリントアウト。横、縦のセルに数値や項目をどんどん入力していくと紙の中に収まらなくなってしまうためだ。というのも、エクセルの基本画面であるワークシートは、紙出力を前提としない大きな二枚の表だからだ。ワークシート上で、自由にグラフや表組みを作成してプリントアウトしてみると、一枚の紙にうまくおさまらないというわけだ。そこで、セルの幅を微妙に縮めていき、紙にぴったりと収まるように四苦八苦... といったことを繰り返しているうちに「エクセルアレルギー」となってしまう。これは、ワークシートで作業をしているときに、実際の紙の大きさがわからないのがそもそもの原因。
こういうときは、メニューバーから「ファイル」→ 「印刷プレビュー」を選択。すると、ワークシート上に点線で用紙の大きさが表示されるから、紙の大きさがイメージできるようになる。
  • プレビューされた印刷イメージでは当初考えていたのとは遣って、複数の紙にまたがっていたり、小さすぎたりしていることがある。
  • 「閉じる」を押してもプレビュ、ワークシートが閉じてしまうわけではなので心配は不要。
  • 破線で用紙サイズがイメージできたら、セルの幅や高さを調整して、1 枚にきれいにおさまるようにしたい。