ショートカット 基本 - 応用

ネットで調べ物をしていると今見ているページより前のサイトの情報のほうが良かったということはよくある。基本的には、ブラウザのツールバーの「→」や「←」をクリックすれば「戻る」「進む」がワンクリックで操作できる。

キーボードのホームポジションを変えたくない場合は次のショートカットがよい。「Alt」＋「→」または「←」だ。
直前に見ていたページに戻るには「Alt」＋「←」を使う。次ページにアクセスしたい場合には「Alt」＋「→」を使う。
ページの移動が簡単になるショートカットだ。

ネットを使って調べ物をする場合に大抵はグーグルやヤフーなどの検索エンジンにアクセスし、検索窓にキーワードを入力するのが一般的。ところがまだまだ本や雑誌といった紙媒体からｕｒｌを情報として見て、入力する場合も多い。
そんなときに役立つショートカット。アドレスバーにカーソルを置いて「Ctrl」＋「Enter」を押す。すると、『http://www.co.jp』といった多くのurlに共通する部分が一発で入力される。

ワードやエクセルを使う以外にもとにかく仕事でもプライベートで利用するのがインターネット。大概のものはインターネットでアンサーが見つかってしまうほど便利。会社でも企画書を作る際にさまざまなデータを参照する。

インターネットのウェブページは、縦に長くスクロールしないと下まで見られないのが普通だが、通常は、マウスのスクロール機能を使う。
肘をついて眺めて見るような体勢だとマウスを持つのが面倒になる。そこでスペースキーを使う。スペースキーはページ1ページ分ほどをジャンプすることができる。マウスを使ったスクロールより動きがスムーズだ。
ページを戻る場合には、スペースと一緒に「Shift」を押すだけだ。

エクセルで効率よく作業したいと思ったらやっぱり、入力・適切なショートカット、ウィンドウ操作の3点になる。特にデータファイルとしてエクセルのファイルを利用する場合、複数のエクセルファイル間でコピペを繰り返すことになる。
ファイルの切り替えも効率よくスムーズにできればぐーんと時間短縮できるはずだ。
ここでショートカットを使おう。「Ctrl」＋「Tab」だ。
2つのファイルで一方のファイルからもう一方のファイルにデータをコピーする場合などに便利なショートカットだ。
「Ctrl」＋「C」でコピーして「Ctrl」＋「Tab」でファイル（ウィンドウ）を切り替える。その後、「Ctrl」＋「V」でペーストという手順だ。
「Ctrl」は押したままで「C」「「Tab」」「V」だけを操作すればいい。

会社などで部署事に売上・経費・仕入れ費用などをエクセルシートにまとめている会社やお店は多い。お店であれば、店舗ごとに行う場合もある。
エクセルでは、形式の異なる表をワークシートごとに作成して1つのファイルにまとめるという手順をとる場合が多い。こうした使い方を最初から想定されているエクセルでは3枚のワークシートが用意されている。
当然、これでは足りない場合がある。ワークシートの追加は、エクセルを使う上で欠かせない。「Shift」＋「F11」これを使うと作業中のワークシートの直前に新しいワークシートが追加される。キーボードがメインのエクセルでは、手っ取り早くワークシートが追加できる。

もうひとつの方法は、画面左下のワークシートのタブを右クリックして「ワークシートの挿入」ダイアログを表示させる。これは、マウスで選んだタブの直前にワークシートが追加される。マウスを操作しているときや、ワークシートの挿入場所を正確に指定したい場合に便利な方法だ。

見だしのタイトル文字を大きい文字で、重要ポイントには下線をひく...などワードで文書を作成していると文書のレイアウトに意外に時間がかかる。ワードは文字の種類、スタイル、サイズなぞ文字の書式の変更を設定ダイアログ1つで行える。
ただ、文字の書式を変更するたびにメニューバーや右クリックで設定ダイアログを表示させるのは効が悪い。ここもショートカットで開きたい！
「Ctrl」＋「D」でダイアログを開き、フォントの種類、スタイル、サイズといた項目はTabで切り替える。ワードで文書ファイルを作成する際にずいぶん効率がよくなるはず。

文書やレポートなどをを作成すると、確認のための校正に時間がかかる。間違いなくタイプししているようで意外に文書の間違いが多いのに驚くユーザーも多い。
また、英単語や英文となると間違いのスペルミスの頻度はあがってしまうのが一般的。日本語の誤字脱字ならば注意深く何度も繰り返し読んでみれば見つかるが、英文などになると細かいミスに気づかないことも多い。

辞書で調べる時間があればいいが、効率よく校正をするには、「F7」を使いたい。ワードやエクセルで作成した文書であれば、日本語の誤字脱字以外に英文のスペルミスも自動チェックできる。「Ｆ7」は、範囲指定不要で文書全体をチェックできるのがポイント。
完成してから一度だけ押せばよい。

文書の校正、チェックに使われていた時間が他の仕事の時間にまわすことができる。

数字を%表示に切り替える。少数の桁数を2桁にするなどエクセルでは、入力したセルの書式を設定変更するケースは多い。こういった場合は、「セルの書式設定」を開くことからはじめる。エクセルでは頻繁に開くダイアログだ。
表示形式だけでなく罫線の設定、表示の位置など...見た目のレイアウトに限らず使用する場面は多い。これをいちいち右クリックで「セルの書式設定」を選んでいたのでは効率が悪い。
ショートカットを覚えたい。「「Ctrl」＋「1」でダイアログを開くことができる。
ちなみに「1」を押す場合、テンキーの1は使えないのでファンクションキーの下の段にある数字のキーを使う。

エクセルでは、通常、セルにデータを入力して「Enter」を押すと下のセルに移動する。縦にデータを入力していく時にはとにかく入力後に「Enter」を打てば連続してデータ入力が可能。
しかし横１列に連続してデータを入力したい場合もある。ひとつセルに入力してマウスで横のセルを選んでから入力していたのでは効率が悪い。
エクセルでは「ツール」「オプション」で入力後にセルを移動する方向を上下左右、自由に設定可能。ただ、そのたび設定を変更するのは面倒くさい。

入力を続けたい行を「Shift」＋スペース」で全選択しておく。こうして範囲指定しておくと「Enter」を押したときにその中でセルを移動する。「Enter」を押せば横に移動するのだ。

エクセルを使ってレポートなどを作成する際に、長い文書を入力していると、セルの中で改行したくなることがある。必然的に長い文書を入力すれば改行が必須になるケースだ。
箇条書きなどを文中に入れたい場合もある。ワードと同じように「Enter」を押すと下のセルに移動してしまう。どうすればいいのか？
セル内で改行する場合には、「Alt」＋「Enter」を使う。
エクセルでは、改行とセルの移動を区別するためにこうした仕組みになっている。エクセルのファイルはレイアウトがひどいものが多いがこうした改行を適宜使用することで見た目にもよいデザインのレポートになる。