ライバル社のウェブサイトの情報を社内で共有

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仕事に役立ちそうなサイトを、会社の同僚にも教えたいケースがある。たとえば、ライバル会社の新製品などを教えてライバル社の製品動向をを共有したい、といった場合など。
こんな場合は、サイト名だけでなく、そのサイトのURLをメールに記して送るのが基本。メールにURL記されあているなら、それをクリックするだけで、そのサイトにアクセスできるからだ。
ここでは、URLを他の人に教える一番いい方法を紹介したい。それは、メニューバーの「ファイル」→ 「送信」1 「リンクを電子メールで」を選ぶというもの。この方法を使うと、わざわざメールソフトを立ち上げなくても、メール本文にURLが書かれた新規メールが新しいウィンドウで開く。この新規メールの「宛先」ボタンをクリックすれば、アウトルックエクスプレスのアドレス帳も表示されるから、メールアドレスもスムーズに指定できる。ライバル社の動向は、社内でしっかり情報共有したい。
と「ワード」「エクセル」を使いながら参照したいサイトの間を自由に行き来できるようにする使い方は、できる人の仕事術。たとえば、ある案件では、厚生労働省の統計調査結果のサイトをよく参照するというとき、「ワード」や「エクセル」の画面から、瞬時に「よく参照するサイト」にジャンプできると便利で効率がいい。こんなとき、威力を発揮するショートカットが「Ctrl」+「K」。
「よく参照するサイト」から文書や図表をコぴしーしたとき、この2 つのキーを押すと、リンク設定ができる画面が出てくる。そこに、そのサイトのアドレスを登録しておく。
登録はコピー&ペーストでも一覧から選ぶやり方でもよい。すると、次からは文書や図表を「Ctrl」を押しながらクリックするだけで、そのサイトを開くことができるようになる。たとえば、厚生労働省の統計調査結果を使う場合でも、自分の文書と見比べながら、使うデータを厳選するはず。このショートカットであれば、その行き来が非常にスムースになるのである。

印刷プレビューの活用

「エクセルアレルギー」 になる原因として、よく言われるのが、プリントアウト。横、縦のセルに数値や項目をどんどん入力していくと紙の中に収まらなくなってしまうためだ。というのも、エクセルの基本画面であるワークシートは、紙出力を前提としない大きな二枚の表だからだ。ワークシート上で、自由にグラフや表組みを作成してプリントアウトしてみると、一枚の紙にうまくおさまらないというわけだ。そこで、セルの幅を微妙に縮めていき、紙にぴったりと収まるように四苦八苦... といったことを繰り返しているうちに「エクセルアレルギー」となってしまう。これは、ワークシートで作業をしているときに、実際の紙の大きさがわからないのがそもそもの原因。
こういうときは、メニューバーから「ファイル」→ 「印刷プレビュー」を選択。すると、ワークシート上に点線で用紙の大きさが表示されるから、紙の大きさがイメージできるようになる。
  • プレビューされた印刷イメージでは当初考えていたのとは遣って、複数の紙にまたがっていたり、小さすぎたりしていることがある。
  • 「閉じる」を押してもプレビュ、ワークシートが閉じてしまうわけではなので心配は不要。
  • 破線で用紙サイズがイメージできたら、セルの幅や高さを調整して、1 枚にきれいにおさまるようにしたい。

複数タブに表示されているサイトの概要を知る方法

ブラウザで開いてあるタブから、「自分が読みたいページ」をすぐ見つけるよい方法がある。この方法は、1つのサイトのいろいろなべージを開いている場合に便利だ。タブには、ページのタイトルが表示されるが、全部同じタイトルになっているサイトも少なくない。だからといって、ページを1 つずつ開いて確認したのでは、タブで複数のページを開いておいた意味が、まるでない。
こんなときに、開いているページを一覧表示し、その内容がわかる便利な方法がある。
その方法が「クイックタブ」だ。意外に見落とされがちだが、タブの左側に、4 つのロが描かれたアイコンがある。これをクリックするか、「Ctrl」+「Q」を押すと、すべてのページが一覧でプレビュー表示されるのだ。直接、文字は読めないが、ページの中のおおよその内容はわかる。読みたいページのプレビューをダブルクリックすれば、大きく表示され、すぐ読めるという方法になる

Googleはローカルファイルも検索できる

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仕事ができる人ほど、情報の再利用や活用をうまく行う。ネットから「新しい情報」を集めると同時に、自分が「音便った情報」が再利用できないか考える。
たとえば、文書を作成する場合などにそれがいえる。文書というのは、形式だけでなく、論旨の展開、文章表現など、他の案件であっても応用が利くからだ。ここでは、自分のパソコンの中の情報をグーグルで検索する方法を紹介しよう。
「グーグルデスクトップ」だ。「グーグルデスクトップ」をダウンロードしインストールすると、画面の左側の下に、「検索ボックス」が表示されるようになる。ここにネットの場合と同様、キーワードを入力し検索する。すると、グーグルが、自分のパソコン内を検索して、そのキーワードを含む文書やメールを一覧で検索してくれるというもの。
この方法のすごいところは、「文書のタイトル」「文書作成の時期」だけでなく、「文書内のキーワード」で検索できる点。タイトルや作成時期は忘れたが、内容について覚えている場合に、便利に使える。

履歴を活用

urlではなく、「いつ見たか?」という記憶で、昔見たサイトを開く方法がある。そんな便利な方法が「履歴」。「2週間くらい前に見たサイトを見たい」ときは、「履歴」を見れば一目瞭然。ただ、こんな作業もマウスでなく、キーボードを使ったほうが、はるかに効率がいい。「Ctrl」+「Shift」+「H」(履歴)」の頭文字と覚えればいい。「履歴」を使い終わった後は、もう一度「Ctrl」+「Shift」+「H」。
これで「履歴」の欄がなくなり、ウィンドウいっぱいに、サイトを表示できる。必要なときだけ一覧を呼び出して、用が済んだら画面から即消す。サイトが見やすいうえに、作業もはかどるはず。
また、その時期の仕事内容や興味対象によって、特定の時期に似たサイトを見ることが多いもの。「履歴」を使うと、意外なサイトを再発見することもある。

複数サイトをブックマークする

複数のサイトをまとめて「お気に入り」に登録してしまう方法がある。この方法は、「商品を比較検討するために競合他社のサイトをまとめたい場合」「旅行先の観光サイトををひとまとめにしたい場合」などに便利。
同じジャンルの複数のサイトが、1つのフォルダで整理されるわけだから、非常に使い勝手がいい。たくさんのサイトから、必要なサイトを1 つ1 つ探していく手間が省ける。また「商品情報」「観光情報」といったタイトルをつけておけば、さらに見つけやすくなる。メンバーの「お気に入り」1 「タブグループをお気に入りに追加」が、その方法。この方法を使う前に、「お気に入り」に登録したいサイトをタブで全部開いておく。不要なサイトのタブを閉じ、厳選したサイトのタブだけになったら、この方法を使う。
開いていたタブがすべてフォルダにまとめられて「お気に入り」に追加される。1 つ1つ「お気に入り」に追加する手間が省ける効率のいい方法である。

ワンランク上のマウス操作術

マウスは、細かい正確な操作には不向き。そのような操作は、方向キーで行なったほうが、はるかに正確で効率的である。「お気に入り」からサイトを選ぶような操作は、その典型。この操作をマウスで行なって、別のサイトにアクセスしてしまったユーザーも多いはず。
ここではキー操作だけで「お気に入り」のサイトを選ぶ簡単な方法を紹介。
その方法とは、「Ctrl+「Shift」+ 「I」。これだけで、「お気に入り」の一覧がウインドウの左側に表示される。このとき、一覧の一番上のサイトが青い背景色になって、選択された状態になつているはず。「↑」「↓」キーで選択するサイトを変更したら「Enter」で確定。これで、そのサイトが開く。なお、お気に入りの一覧の表示は「Ctrl」 「Shift」+ 「I」をもう一度押すと消える。この方法、慣れてくると、パソコン操作が速くなるばかりか、うっかりミスも激減し、相乗効果で効率アップにつながる。

複数のサイトで比較しながら見たい

NEC、ソニー、東芝... 各社のノートPCを比較し、どれを買うか検討するといった場合がある。最近は、便利な比較サイトもあり、これらを活用するのもいい。ノートパソコンだと「完全ガイド - ノートパソコン検索、比較」などは、条件を選択してクリックするだけで欲しいスペックのパソコンが表示される。
もちろん、こうした検索、比較サイトは、便利だが、本当に購入する前の検討では、公式サイトで見比べたい場合もある。いちいちurlを4つも5つも入れて比べているのでは時間がかかって仕方ない。
こんなとき便利なのが「タブ」。最近のブラウザはどれもタブブラウザになっているので、ノートPCのサイトを切り替えて、見ることができる。エクセルで表示するワークシートを切り替えるのと同じ感覚で使用することができる。
まず、グーグルの検索結果のリンクをクリックするとき、「Ctrl」」キーを同時に押す。これで、グーグルの検索結果と別のタブで、リンク先のサイトが開く。これを繰り返せば、ノートPC各社のサイトがタブ別に開くようになるのだ。表示するタブの切り替えは、、「Ctrl」+「Tab」。キー操作一発で効率よく情報を比較できる。

ちなみにデスクトップパソコンを検索したい場合には、こちら

ブックマークの整理術

「頻繁に見るサイト」や「役に立つサイト」は、「お気に入り」に登録する。ただ、
少し気に入ったくらいで「お気に入り」に登録していくと、パソコンが「お気に入りだらけ」になってしまう。その結果、今度は「お気に入り」の中からページを探すのがたいへんになったということはよくある。
こんなときに役立つとっておきの整理ワザがある。メニューバーの「お気に入り」気に人りの整理」だ。このワザを使うと、表示されるサイトの順番を入れ替えたり、フォルダを作ってカテゴリーごとにまとめたりできる。つまり、ファイルをフォルダで分類するように、「お気に入り」サイトをすっきりと整理できるのだ。ただ、いくら便利だからといって、このワザで、フォルダの数を増やしすぎたり、フォルダの中にさらにフォルダを作つたりすると、かえって探しているサイlトが見つかりにくくなる。フォルダの数は、5つ以下を目安にしたい