普段のPC操作で効率が上げる、便利な操作術。
ごちゃごちやベタベタ設定した文字書式を、何も設定されていないプレーンな状態に戻したい！ というときに使える方法は次の手順。
どんな書式にしようか、あれこれ試行錯誤しながら進めているときに、思ったような結果にならず、書式がおかしくなってしまうことがある。ほかの人が作成したファイルを修正するときもそうだ。元々の作成者が妙に凝ったことをしていたりする場合、思うように修正がきかず、かえっレイアウトを壊してしまったりする元に戻せずに何時間も修正に追われるケースもある。こんなときに書式解除の一発早業を覚えておこう。
解除したい範囲を選択し、［Ctrl］ キーを押しながら［スペース］ キーを押す。たったこれだけの操作で、ごちゃごちゃした文字書式が一瞬にして消える。
飾り気のない「MS明朝」「10 .5 ポイント」の姿に戻る。この機能は、書式設定ツールバーの左端にあるアイコン（スタイル） ボタンをクリックし、［書式のクリア］ を選んでもよい。だが、［Ctrl］ ＋ ［スペース］のほうが圧倒的に効率がいい。
複数の図形を緑でつないでフロー図を作成することがある。まさか直線をいくつも描いてつなぐというムダな作業をしていないだろうか？
以前は［直線］ ボタンを使って地道に図形同士をつないでいた。つなぎ目をきれいに仕上げるのにずいぶん神経を使う作業。
何よりうんざりなのは、後から図形を動かすと、もう一度直線を調整しなおさなければならないという点だ。それが、いまやコネクタという機能を使えば簡単に描けるようになった。まず、Word 画面左下の［オートシェイプ］ の［コネクタ］ から任意の種類のコネクタボタンを選ぶ。始点となる図形にマウスを近づけると、青いマークがいくつか表示される。コネクタのつなぎ目となるところ。
その中の好きな位置から、終点となる図形へマウスをドラッグする。やはり終点となる図形にも青いマークが表示されるので、その近辺でドラッグの手を止めればよい。これでピッタリつなぐことができる。また、図形を動かしても線が伸び縮みするという優れものだ。なお、コネクタは［描画をここに作成します］ と表示される。
書類には日付を入れることが多い。しかしそのたびに、「えーと、今日は何日だ？」と首をひねることはないだろうか。迷わずに入力できる方法を紹介しよう。
3つのキーを覚えるだけで、日付の人力があっという間に終わる。［Alt］ キーと［S hift］ キーを押しながら［D］ キーを押すという方法だ。はじめは「11／18 ／2005 」という形式で入力されるが、「平成17 年11 月18 日（金）」など、曜日付きのスタイルに変更することも可能。
そもそも日付の挿入は、［挿入］ メニューの［日付と時刻］ で人力できるようになっている。日本語と英語の言語選択や、カレンダーの和暦と西暦を切り替えて好みのスタイルを探してみよう。
選択後、［既定値として設定］ ボタンをクリックすれば、次回から［Alt］ ＋ ［S hift］ ＋ ［D］ で、指定したスタイルでの日付入力が可能となる。ただし、ひとつ気をつけたい点がある。
このショートカットで入力した日付は、自動的に更新される仕組みになっている。挿入された日付をクリックするとグレーの網掛けが入る。特殊な情報の文字列だという印だ。文書を開いたり印刷したりするたびに最新の日付に更新されるので、注意が必要。
最初に素速く範囲選択する方法。行や列の場合は［Shift］を押しながら方向キーを数回押していけばよい。ただし、行の選択では特に慎重になってほしい点がある。
表組みの右端に表示されている改行マークまで範囲選択に含むということだ。この位置まで選択しなければ、行全体を選んだことにはならない。表全体を選択する場合は、［Alt］ キーを押しながらテンキーの［5］ を押す。少々紛らわしいのだが、テンキーのNum Lock はオフになっていなければならない。次に、行・列・表を削除する方法。
いずれも範囲選択後に、［Back Space］ キーを押すだけである。メニューバーの［罫線］ から［削除］を選ぶという方法は、もう忘れても構わないといってよいくらい簡単だ。なお、［Back Space］ キーでの削除は、［Delete］キーと勘違いしやすい。［Delete］ は、表内の文字のみが削除され表の枠自体はそのまま残る。混乱しをいように注意したい。
2つのキー、［Shift］キーと［Ctrl］ キーを駆使することによって、表の列幅を様々なパターンに調整できる。表の状況によって、臨機応変に使い分けよう。操作方法は3 通りある。
まず、1 つ目の方法。［S hift］ キーを押しながら、列幅を仕切る縦線をドラッグする。通常のドラッグの場合は、表全体の大きさは変化しないが、この場合は右側の列全体がそのまま右側へ移動する。結果的に表全体のサイズはドラッグした分だけ大きくなる。
2 つ目は、［Ctrl］ キーを押しながらドラッグする方法だ。表全体の大きさは変わらないが、右側の列全体が同じ割合で狭くなる。3 つ目は、［Shift］ キーと［Ctrl］ キーを押しながらドラッグする方法だ。この場合も表全体の大きさは変わらないが、右側の列全体を均等に揃えることができる。一番実用性の高い技だ。どの方法も、先にキーを押さえてからドラッグするように気をつけてほしい。順番が逆になると失敗する。何度も試して、それぞれの特徴を押さえるようにしよう。
文書の中で、見出し部分の書式を揃えたいということは多いだろう。こういうときは、ツールバーにある（書式のコピー/粘り付け） ボタンを使おう。最初に、真似したい書式を使用している文字列を範囲選択する。次に、ツールバーの［書式のコピー/貼り付け］ ボタンをクリックする。するとマウスポインタがハケの形に変化する。このハケで、変更したい文字列をドラッグする。これで同じ書式を設定することができるのだ。
ところで、このハケの効力だが、上記の方法だと1 回使って終わり。何箇所にも通用したい場合、何度もハケボタンと文書内を行ったり来たりしなくてはならないのは不便である。そこで、連続使用したいときは、［書式のコピー/貼り付け］ ボタンをダブルクリックしよう。そうすれば何度でも有効となる。使い終わったら、もう一度［書式のコピー/貼り付け］ボタンをクリックするか、［Esc］ キーを押せば終了となる。
Wordの場合初期設定の行間だと狭苦しい印象なので、もっと広げたい、あるいは文書内の文字数が少ないときに、行間を広げて見栄えをよくしたい。
行間というと設定がややこしそうなイメージを抱くが、キーボードで行えばまったく悩む必要がない。まず、対象範囲を選択し［Ctrl］ キーを押しながらキーボード上部にある数字キーの［2］ を押すと、行間を2 行分に広げることができる。文面はゆったりした印象に変わる。
少し広がりすぎだと感じたら、［C trl］ キーを押しながら数字キーの［5 ］ を押してみよう。行間は1．5 行分に設定される。元の行間に戻したいときは、［Ctrl］ キーを押しながら数字キーの［1 ］ を押すとよい。なお、いずれも数字キーはキーボード右のテンキーを使用することができないので注意したい。
参考までに、行間の設定をマウス操作で行うときは、［書式］ メニューの［段落］ を選ぶ。「行間」の［▼］ ボタンをクリックすると［1 行］ ［1.5行］ ［2行］ と選べるようになっている。
行間を少し広げると落ち着いた読みやすい体裁にかわる。
ホームページの文書をコピペしようとすると表示されるアイコンが貼り付けの際の仕上げの最大のポイントとなる。このボタンをクリックすると選択肢がいくつか表示される。
状況に応じて選ぶことになるが、一番実用性が高いのは［テキストのみ保持］ である。これは、コピー元の書式はすべて削除し、純粋に文字情報だけを貼り付ける機能。
なお、コピーした情報の中に画像が含まれている場合はカットされる。ほかに、［元の形式を保持］ を選ぶと、コピー元の書式のまま貼り付く。いったんは［テキストのみ保持］ を指定したものの、やっぱり元の形式のままがよかったという場合に選べばよい。［貼り付け先の書式に合わせる］ を選ぶと、作成中の文書と同じ書式に変更される。ただし、コピー元の太字・斜体・下線の設定はそのまま残るので、必要に応じて自由に編集すればよい。
ワードで写真真を並べようとしても、あっちこつちに移勤して整然とレイアウトできないことがある。そんなときの方法。
デジカメ写真や画像を挿入するときは、表組みを利用するときれいにレイアウトできる。ひとつのセルに1枚ずつ写真を入れる。
このように活用範囲の広い表組みではあるが、気をつけたいポイントがひとつある。いざセルの中に写真を入れてみると、セルの粋が写真の大きさに応じて思いがけず広がってしまうケースがある。
事前に次の対策を講じておこう。
表内にカーソルを表示し、［罫線］ メニューの［表のプロパティ］ をクリック。［表］ タブから［オプション］ ボタンをクリックする。表示された画面で［自動的にセルのサイズを変更する］ のチェックをはずし、［OK］ボタンで閉じていく。以上の設定により、今度は写真のほうがセルの大きさに対応して小さくなり、ピタリとはまるようになる。なお、表の罫線は、うるさいようであれば最後に消してしまえばよい。表全体を範囲選択し、［罫線］メニューの［線種とページ罫線と網かけの設定］ から［罫線］ タブをクリックし、左上の［罫線なし］を選ぶ。
表組みを挿入しなくても記号をアツという間に罫線に変えてしまうテクニックが使える罫線を使った文書は、メリハリがあって見栄えいいケースもある。
半角記号のハイフン「-」を3 回入力し「Enter」キーを押すと、ページ幅いっぱいに1 本の横罫線を入れることができる。入力オートフォーマット機能のひとつ。
以下、同様に試してみよう。
イコール3 回「＝＝＝」は「二重線」
アンダーバー3 回「___」は「太線」
アスタリスク3 回「***」は「太目の点線」チルダ3 回~~~」は「波線」
シャープ3 回「＃＃＃」は「三重線」
バリエーションもあり報告書、企画書、連絡書、さまざまな書類で活用できそうだ。